Para bufetes de abogados
Su deber de confidencialidad no termina en la sala de servidores. Cualquier proveedor de TI que contrate tiene contacto con información de sus clientes, por lo que los accesos, los contratos y la tecnología deben ajustarse a sus obligaciones éticas. Administramos la TI de bufetes para que su software de gestión de casos, el correo electrónico y la presentación electrónica (e-filing) funcionen todos los días y usted pueda demostrar lo que hizo para proteger los datos de sus clientes.
La ABA Model Rule 1.6(c) exige a los abogados hacer esfuerzos razonables para evitar la divulgación involuntaria o no autorizada de información de clientes, así como el acceso no autorizado a ella. La mayoría de los estados ha adoptado una versión de esta regla. Cuando un proveedor externo de TI administra sus sistemas, elegirlo con cuidado y limitar lo que puede ver forma parte de esos esfuerzos razonables.
El comentario 8 de la ABA Model Rule 1.1 establece que los abogados deben mantenerse al día sobre los beneficios y los riesgos de la tecnología relevante. No tiene que convertirse en experto en TI. Sí necesita a alguien que le explique los riesgos en un lenguaje claro y configure sus sistemas para que usted pueda tomar decisiones informadas.
Los asuntos, los plazos, el registro de horas y la facturación están en un sistema de gestión de casos como Clio o PracticePanther, y los documentos suelen estar en un sistema de gestión documental como NetDocuments o iManage. Los inicios de sesión, los permisos, las integraciones con Microsoft 365 y las copias de seguridad de estos sistemas tienen que encajar. De lo contrario, una contraseña vencida o una sincronización fallida puede detener todo el bufete.
La ABA Formal Opinion 477R establece que, en general, los abogados pueden usar internet para comunicarse con sus clientes si hacen esfuerzos razonables para proteger la información, y que los asuntos muy sensibles pueden requerir medidas más estrictas, como el cifrado. El trabajo remoto es seguro cuando las laptops y los teléfonos se administran de forma centralizada y están cifrados, y cada inicio de sesión exige autenticación multifactor.
Lo que no hacemos: asesoría sobre ética profesional. Si una medida cumple con las normas de conducta profesional de su estado lo decide su bufete, su asesor en ética o las guías del colegio de abogados de su estado. Nosotros implementamos la tecnología conforme a esa decisión y la documentamos.
FAQ
Sí, siempre que usted haga esfuerzos razonables para proteger la información. La ABA Model Rule 1.6(c) pide a los abogados evitar el acceso no autorizado a la información de clientes, y la Formal Opinion 477R explica que lo razonable depende de la sensibilidad de los datos y de los riesgos. En la práctica, esto significa un contrato por escrito con cláusulas de confidencialidad, acceso limitado a lo que requiere cada tarea y un registro de los accesos administrativos. Nosotros cumplimos con los tres. La versión de las normas de su estado puede diferir en detalles, así que su bufete decide qué se requiere.
La ABA no prescribe herramientas específicas. Los comentarios a la Rule 1.6 mencionan factores como la sensibilidad de la información, la probabilidad de divulgación sin medidas adicionales, el costo y la dificultad de esas medidas y su efecto en su capacidad de representar a sus clientes. Para la mayoría de los bufetes, esto se traduce en autenticación multifactor en todas las cuentas, dispositivos cifrados, actualizaciones al día, copias de seguridad probadas y un plan para incidentes de seguridad.
Para la comunicación habitual, en general sí. La ABA Formal Opinion 477R establece que los abogados normalmente pueden transmitir información de clientes por internet si han hecho esfuerzos razonables para evitar el acceso no autorizado. Para asuntos muy sensibles, o cuando un cliente o la ley lo exigen, pueden ser necesarias medidas más estrictas, como correo cifrado o un portal seguro para clientes. Configuramos ambas opciones para que sus abogados puedan elegir en cada asunto.
Sí. Muchos bufetes lo hacen. En ese caso, el proveedor de la nube también es un proveedor que debe elegir con cuidado, lo que incluye revisar sus compromisos de seguridad y la ubicación de los datos. Le ayudamos a reunir esa información, conectamos los sistemas a sus cuentas de usuario con autenticación multifactor y nos aseguramos de que sus datos se puedan exportar y restaurar.
Empezamos a buscar la falla de inmediato, porque su plazo no se mueve. La mayoría de los problemas se deben a navegadores, herramientas PDF, escáneres, contraseñas vencidas o una actualización en la estación de trabajo. Si el sistema del tribunal está caído, las propias reglas del tribunal deciden cómo se maneja la presentación, y esa decisión la toman sus abogados. Documentamos lo que encontramos para que pueda mostrarle al tribunal lo que ocurrió.
Con laptops y teléfonos que administramos de forma centralizada y ciframos, y con autenticación multifactor en cada inicio de sesión. El acceso condicional permite abrir los archivos de clientes solo en dispositivos aprobados. Si se pierde una laptop, la bloqueamos y la borramos de forma remota.
Nuestros planes cuestan $99, $149 o $219 por usuario al mes. La mayoría de los bufetes elige Estándar a $149, porque incluye autenticación multifactor, acceso condicional y documentación. Se cobra una tarifa única de incorporación de $2,500 para hasta 25 usuarios. Microsoft 365 y otras licencias se facturan a precio de lista, sin recargo.
No. La TI administrada continua comienza a partir de 5 usuarios. Para abogados independientes y bufetes más pequeños realizamos proyectos individuales, como proteger Microsoft 365 o reemplazar laptops, y los facturamos por hora o a un precio fijo acordado de antemano.
Bufetes de abogados
Cuéntenos en 20 minutos qué software de gestión, correo electrónico y sistemas de presentación electrónica usa. Después sabrá si podemos apoyarlo y de qué forma.
