Un prestataire informatique externe peut-il accéder aux données des clients ?
Oui, dans la mesure où son travail l'exige et où il a été contractuellement tenu au secret. Pour les avocats, c'est le § 43e BRAO qui s'applique, pour les notaires le § 26a BNotO. Selon le § 203 StGB, la communication à des personnes qui y contribuent dans ce cadre ne constitue pas une divulgation non autorisée. Nous concluons le contrat sous forme textuelle et limitons nos accès à ce qu'exige chaque tâche.
Que doit contenir le contrat avec le prestataire informatique ?
Au minimum l'engagement de confidentialité avec information sur les conséquences pénales, la limitation de l'accès au strict nécessaire et une règle précisant si d'autres personnes peuvent être associées. C'est ce que prévoient le § 43e al. 3 BRAO et le § 26a al. 3 BNotO. S'y ajoute le contrat de sous-traitance selon le RGPD (DSGVO).
Les cabinets peuvent-ils utiliser Microsoft 365 et d'autres services cloud ?
En principe oui. Le fournisseur cloud est alors lui aussi un prestataire que vous devez choisir avec soin. Pour les prestations fournies à l'étranger, le § 43e al. 4 BRAO exige en outre que la protection du secret y soit comparable à celle en vigueur en Allemagne. Nous déterminons avec vous quelles données se trouvent où, et configurons l'environnement de sorte que vous puissiez le démontrer.
Que se passe-t-il si le beA ne fonctionne pas ?
Nous recherchons la panne immédiatement, car vos délais continuent de courir. Le plus souvent, la cause est le lecteur de cartes, la carte, le certificat ou une mise à jour du poste de travail. Si le dépôt électronique est temporairement impossible pour des raisons techniques, le § 130d ZPO autorise un dépôt de substitution, mais la panne doit alors être rendue vraisemblable.
Accompagnez-vous aussi les études notariales avec XNotar et beN ?
Oui, nous prenons en charge l'informatique autour de ces applications, c'est-à-dire les postes de travail, le réseau, la sauvegarde et les accès. Les éditeurs restent responsables des applications métier elles-mêmes, et nous nous coordonnons avec eux.
Comment travailler en sécurité en télétravail ou au tribunal ?
Avec des appareils que nous gérons de manière centralisée et chiffrons, et avec la MFA pour chaque accès. L'accès conditionnel (Conditional Access) garantit en outre que les données clients ne s'ouvrent que sur des appareils autorisés. Si un ordinateur portable est perdu, nous le bloquons à distance.
Combien coûte l'infogérance pour un cabinet ?
L'infogérance coûte 69 €, 99 € ou 139 € par utilisateur et par mois, selon la formule. Pour les cabinets, la formule Standard est généralement la plus adaptée, car elle comprend la MFA, l'accès conditionnel et la documentation. S'y ajoute une mise en place unique de 1 500 € jusqu'à 25 utilisateurs.
Un petit cabinet est-il trop petit pour vous ?
Non, nous assurons l'infogérance à partir de 5 utilisateurs. Pour les cabinets plus petits, nous accompagnons des projets ponctuels, comme le passage à de nouveaux appareils ou la sécurisation de Microsoft 365, et facturons au temps passé.
