Darf ein externer IT-Dienstleister auf Mandantendaten zugreifen?
Ja, soweit es für seine Arbeit erforderlich ist und er vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet wurde. Für Anwälte regelt das § 43e BRAO, für Notare § 26a BNotO, und nach § 203 StGB ist die Weitergabe an mitwirkende Personen in diesem Rahmen kein unbefugtes Offenbaren. Wir schließen den Vertrag in Textform und beschränken unsere Zugriffe auf das, was die jeweilige Aufgabe verlangt.
Was muss im Vertrag mit dem IT-Dienstleister stehen?
Mindestens die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, die Begrenzung des Zugriffs auf das Erforderliche und eine Regelung, ob weitere Personen hinzugezogen werden dürfen. So steht es in § 43e Abs. 3 BRAO und § 26a Abs. 3 BNotO. Hinzu kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach der DSGVO.
Dürfen Kanzleien Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste nutzen?
Grundsätzlich ja, der Cloud-Anbieter ist dann ebenfalls ein Dienstleister, den Sie sorgfältig auswählen müssen. Für Dienstleistungen im Ausland verlangt § 43e Abs. 4 BRAO zusätzlich, dass der Geheimnisschutz dort mit dem in Deutschland vergleichbar ist. Wir klären mit Ihnen, welche Daten wo liegen, und richten die Umgebung so ein, dass Sie das belegen können.
Was passiert, wenn das beA nicht funktioniert?
Wir suchen den Fehler sofort, weil Ihre Fristen weiterlaufen. Meist liegt es an Kartenleser, Karte, Zertifikat oder einem Update am Arbeitsplatz. Ist die elektronische Einreichung vorübergehend technisch nicht möglich, erlaubt § 130d ZPO eine Ersatzeinreichung, die Störung muss dann aber glaubhaft gemacht werden.
Betreuen Sie auch Notariate mit XNotar und beN?
Ja, wir betreuen die IT rund um diese Anwendungen, also Arbeitsplätze, Netzwerk, Sicherung und Zugänge. Für die Fachanwendungen selbst bleiben die jeweiligen Anbieter zuständig, und wir stimmen uns mit ihnen ab.
Wie arbeiten wir im Homeoffice oder bei Gericht sicher?
Mit Geräten, die wir zentral verwalten und verschlüsseln, und mit MFA für jeden Zugang. Bedingter Zugriff sorgt zusätzlich dafür, dass Mandantendaten nur auf freigegebenen Geräten geöffnet werden. Geht ein Notebook verloren, sperren wir es aus der Ferne.
Was kostet IT-Betreuung für eine Kanzlei?
Die Betreuung kostet 69 €, 99 € oder 139 € je Anwender und Monat, je nach Paket. Für Kanzleien ist meist das Standard-Paket sinnvoll, weil MFA, bedingter Zugriff und Dokumentation darin enthalten sind. Dazu kommt eine einmalige Einrichtung, bei bis zu 25 Anwendern 1.500 €.
Ist eine kleine Kanzlei für Sie zu klein?
Nein, laufende Betreuung übernehmen wir ab 5 Anwendern. Bei kleineren Kanzleien unterstützen wir einzelne Vorhaben, etwa die Umstellung auf neue Geräte oder die Absicherung von Microsoft 365, und rechnen nach Aufwand ab.
